Milhares de empresas estão fechando suas portas. Sim, você entendeu certo. São milhares apenas em 2017. As estatísticas não param de crescer e acredite, isto não é culpa apenas da crise econômica em que o Brasil se encontra. Para seu escritório não fechar as portas veja as principais características de quem consegue manter um negócio saudável.

Estas estatísticas são do IBGE e são atualizadas constantemente, ocorre que não se pode dizer quantos escritórios de advocacia fazem parte destes números.

Há uma certa poluição nos números quando tratamos de escritórios de advocacia.

Há fusões, parcerias, reformulações de atuação e cisões que mantém os advogados na ativa, mas fechamento mesmo, bom, este dado é quase impossível de se conseguir de forma efetiva. Há um cofre forte sobre estas informações, seja na OAB ou em outros órgãos.

Mas, com nossa atuação no mercado há quase 6 anos, podemos afirmar que muita gente boa está tendo que se adaptar de uma forma muitas vezes sofrida à realidade que se impõe.

As estatísticas do SEBRAE

O que as estatísticas dizem é que 4 em cada 10 empresas na área de serviço fecharam nos últimos anos.  Em um estudo recente o SEBRAE separou algumas informações ricas sobre o que mantém as empresas abertas e o que houve com as que foram fechadas.

Para seu escritório não fechar as portas em 5 anosEntre os quatro principais problemas relatados pelas pesquisas sobre a taxa de sobrevivência das empresas, o tema “Finanças” aparece de alguma forma. Isto significa que ter um acompanhamento rigoroso sobre a gestão financeira é fundamental para que as coisas não saiam do controle.

Para seu escritório não fechar as portas em 5 anosÉ essencial ter um controle redobrado sobre o dinheiro, pois como estamos vendo isto pode arruinar uma iniciativa boa.

Então, o que os advogados devem fazer? Aqui estão 10 técnicas operacionais simples que os sócios de escritórios de advocacia podem usar para gerenciar melhor seu dinheiro, recuperando o controle do fluxo de caixa.

A partir de agora faça suas cobranças por boleto e nota fiscal, não seja amador nunca mais 

Como profissional, você provavelmente está ciente de que cada comunicação deve refletir a credibilidade de seu escritório. Então, nada de faturas redigidas em word ou enviadas em um corpo de email.

Emita Notas Fiscais e deixe bem claro em todos os seus contratos as datas de vencimento. Se você tiver muitas parcelas, já emita todos os boletos de uma só vez.

O pagamento será em 3 parcelas? Emita os 3 boletos e avise para o clientes que isto facilitará o fluxo de caixa e a sua própria programação.

Os clientes são menos propensos a se tornarem inadimplentes se tiverem um boleto bancário e uma nota fiscal.

Até hoje vemos escritórios, inclusive grandes, negligenciando este tema. Fazem contratos simplórios e não emitem notas fiscais, sequer boletos bancários.

Não seja amador com relação a cobrança. Isto faz qualquer negócio fechar!

Explique o que  vai fazer e o que não vai fazer no contrato

Pode parecer óbvio, mas antes de realizar o trabalho em nome de um cliente, assegure-se de que haja um contrato assinado que clarifique os termos de pagamento na proposta.

Não deixe espaço para confusão. Além disso, considere cobrar uma entrada e dar aos clientes menos tempo para pagar os serviços acordados.

Dado 30 dias para pagar uma conta, os clientes podem esperar até o final desse período, mesmo quando seu pagamento poderia ter sido processado dentro de 14 dias.

Seja razoável com os termos de pagamento, mas também lembre-se de que alguns clientes tentarão esticar o maior tempo possível.

Deixe claro no contrato o que será feito e o que não será feito.

Raramente nossa consultoria tem visto isto nos contratos. Definir o escopo é um grande desafio, contudo, você pode evitar muitos problemas com o pagamento se você estabelecer de forma transparente o que não está sendo coberto nos seus serviços.

Crie um email financeiro@… e programe o envio dos emails – automatize ao máximo

Quase todos os sistemas jurídicos hoje tem uma ferramenta que automatiza a lembrança de tarefas e envia automaticamente emails.

Use e abuse desta funcionalidade. Programe todos os envios de emails de lembrança de pagamento 5 dias antes do vencimento da fatura. Isto porque algumas empresas precisam de 5 dias para programarem seus pagamentos.

Para clientes que tem um histórico de atrasos, envie um lembrete intermediário no dia anterior ao pagamento.

Pegue o telefone

Não importa quão bonito esteja escrito um e-mail. Você nunca poderá saber como estão as prioridades do outro lado. Se seu email foi lido ou não, ou mesmo se ele foi esquecido.

Há clientes que simplesmente ignoram qualquer mensagem escrita. Neste caso, sua secretária ou responsável pela área financeira deve pegar o telefone e cobrar.

Cobre com classe, com educação e sobretudo de um jeito formal. Mas, cobre.

Não tenha vergonha de cobrar. Muitos advogados acham isto fora de senso ou que não faz parte de sua função. Acredite, independente do que você acha, suas contas continuarão a chegar. Não seja ingênuo. Vergonha é não pagar suas contas porque você deixou de receber por um serviço que já prestou.

Tenha uma estratégia de cobrança de honorários

Já escrevemos uma dezena de vezes que ter uma estratégia de precificação é fundamental, contudo, mesmo escritórios grandes continuam cobrando sem uma estrutura adequada.

Todo sócio de escritório de advocacia deveria ter uma ferramenta de precificação. Saber como cobrar é um dos passos fundamentais para crescer e fundamentalmente não quebrar.

Como você tem visto a gestão financeira do seu escritório ou dos seus pares? Conte-nos sua experiência.

por André Medeiros – Sócio na Advoco Brasil

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