Todo advogado deveria pensar em produtividade todos os dias, e não simplesmente porque o escritório vai ganhar com isto, mas porque sua vida se torna muito melhor.

Cumprir prazos, atender as exigências dos clientes, atender as exigências do judiciário, e além disto pensar em planejamento semanal, planejamento diário, gerenciar projetos, estabelecer prioridades, exercer as competências de gestão e delegação, gerenciar o tempo e por fim melhorar hábitos de trabalho …. ufa!!!! se o advogado não pensar em produtividade, sua vida se tornará simplesmente um inferno.

Tudo isto soa familiar? Bem vindo ao mundo real da sobrecarga de trabalho e de responsabilidades. Então, o que você faz quando você tem um monte de coisas acontecendo em sua vida e todos elas são importantes?

A resposta é:

Se você não assumir que qualquer tarefa que você está fazendo no dia-a-dia não é coerente com um plano maior, seja de carreira, seja de crescimento intelectual e principalmente de realização, então você nunca será tão produtivo quanto puder ser.
Estes são valores que deveriam estar conectados com seu plano de vida, só assim é possível resolver o problema de equilíbrio de vida, e como resultado a produtividade irá fazer sua vida melhorar dramaticamente.

Aqui estão alguns caminhos para melhorar sua produtividade:

  1. Não assuma compromissos que não cabem em sua agenda. Apenas diga “não” e não se sinta mal se não tiver tempo para um compromisso ou outro. Os maiores especialistas em produtividade são unânimes com esta regra: Ou você aprende a dizer não, ou será escravo do trabalho para sempre.
  2. Não prometa entregar tarefas emergenciais como se elas fossem igualmente importantes. Dê a si mesmo uma reserva de tempo. Como dizem os especialistas em produtividade: É preciso de tempo para ter tempo. Se você pode preparar um contrato até quinta-feira ao meio-dia, informe ao seu cliente que você vai tê-lo feito até sexta-feira à tarde. Se você entregá-lo na quinta-feira seguramente ganhará pontos com o cliente.
  3. Use sua secretária como se você uma “super secretária”. Treine-a como uma assessora que pode dar respostas rápidas para seu cliente e assim pode protegê-lo de interrupções indesejadas. Os executivos mais produtivos têm uma super secretária com agenda atualizada e com um script detalhado de respostas aos mais diversos tipos de clientes e afins.
  4. Use o modo avião de seu telefone sempre que precisar focar em uma tarefa importante. Nada quebra mais a concentração do que ter uma chamada de um cliente sobre um assunto não relacionado ao que você está trabalhando. Ou mesmo, aquelas mensagenzinhas do whatsapp, do facebook, do linkedin, do candycrush, ou seja lá o que for. O celular é hoje uma das principais ferramentas para desvirtuar você de uma vida mais produtiva.
  5. Aprenda a lidar com o seu e-mail de forma eficiente. Você pode economizar até duas horas por dia por se deixar sua secretária (super secretária), verificar seu e-mail, se livrar do lixo e responder as mensagens de rotina. Aprenda a utilizar os filtros de lixo eletrônico. Aprenda a usar pastas para organizar seu e-mail. Obtenha ajuda para aprender isso, se for necessário. Em outras palavras, use a tecnologia a seu favor e não para ser escravo dela.
  6. Desligue todas as notificações do seu computador, inclusive dos emails. Isto é muito fácil de tirar sua atenção e foco.
  7. Tenha uma agenda atualizada entre seu computador e seu celular. Uma agenda atualizada (pela sua “super secretária”), é um o caminho mais inteligente para aumentar sua produtividade. Se algo aparecer no seu dia-a-dia, inclua imediatamente na agenda. E coloque lá absolutamente tudo, desde compromissos com os clientes, até atividades/tarefas que precisam ser cumpridas. Outra coisa, jogue aquela agenda de papel fora. Atualize-se.
  8. Reserve um tempo sagrado para planejar, todos os dias. Sem interrupções! Dedique-se pelo menos de vinte a trinta minutos para rever o seu progresso, priorizar o trabalho e definir a sua agenda. Isto parece básico, mas quase ninguém se senta e planeja como será a segunda-feira. Em outras palavras, sua sexta-feira a tarde deve ser reservada para planejar como será sua próxima semana em detalhes.
  9. Feche a porta. Nada impede conversas desnecessárias como uma porta fechada. Eduque os seus colaboradores e pares quanto a seus hábitos de trabalho. Eles não vão ficar ofendidos, pois entenderão o quando você precisa ser deixado sozinho para trabalhar melhor.
  10. Aprenda a delegar. Se você acha que não tem tempo para treinar alguém, pense novamente. Você simplesmente não pode fazer tudo, mesmo que ache que se não for você, a tarefa não sairá do jeito que você gosta. Delegar é uma das principais habilidades de qualquer gestor, em qualquer tempo. Delegar é simplesmente a melhor das maneiras de se tornar mais produtivo.
  11. Por último, apenas para enfatizar: É preciso sabedoria para entender que você não pode estar em todos os lugares e fazer tudo. Basta dizer “Não” fazer um trabalho de cada vez, (esse negócio de multi-tarefa simplesmente não existe), é a melhor maneira de ter uma vida mais plena. Uma agenda com compromissos dentro das suas possibilidades fará você ser mais realizado e dedicar mais tempo para outras coisas, como cuidar de você mesmo.

Considere a produtividade contínua como seu desafio pessoal. Acredite, sua vida será muito mais interessante!

por André Medeiros

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